Bon podarunkowy a VAT — jak rozliczyć voucher jednego (SPV) i różnego przeznaczenia (MPV) oraz jakie dane zbierać dla księgowości

Skąd bierze się problem przy rozliczaniu voucherów i bonów

Nazywam się Norbert Karp, jestem programistą i prowadzę jednoosobową firmę wdrażającą systemy dla małych oraz średnich przedsiębiorstw, a równolegle prowadzę własną restaurację U Kalmana. Kiedy właściciel lokalu gastronomicznego, salonu usługowego czy gabinetu uruchamia sprzedaż kart podarunkowych, bardzo szybko trafia na pytanie księgowe: jak rozliczyć voucher w podatku VAT, skoro pieniądz wpływa na konto dziś, a obdarowana osoba przyjdzie skorzystać z usługi dopiero za kilka tygodni lub miesięcy?

Od strony technicznej sam zakup przez internet trwa chwilę — klient wybiera kwotę, płaci BLIK-iem i otrzymuje plik PDF z kodem. Jednak bez uporządkowanej ewidencji w systemie pod koniec miesiąca zaczyna się ręczne szukanie przelewów i zastanawianie się, które wpłaty za bony powinny już trafić do rozliczenia podatkowego, a które czekają na wizytę gościa.

Bony jednego przeznaczenia (SPV) a bony różnego przeznaczenia (MPV) od 1.01.2019

Od 1 stycznia 2019 roku polska ustawa o VAT wprowadziła ujednolicone definicje bonów i podzieliła je na dwie kategorie, od których zależy moment powstania obowiązku podatkowego:

• Bon jednego przeznaczenia (SPV — Single-Purpose Voucher) — to bon, w przypadku którego już w chwili emisji (wystawienia i sprzedaży) znane są miejsce świadczenia usług lub dostawy towarów oraz kwota należnego podatku VAT (czyli wiadomo dokładnie, na co bon zostanie wymieniony i jaką stawką VAT jest objęty ten zakup). Przy bonie SPV obowiązek podatkowy w VAT powstaje już w momencie sprzedaży (przekazania) samego bonu.
• Bon różnego przeznaczenia (MPV — Multi-Purpose Voucher) — to każdy bon, który nie spełnia warunków bonu jednego przeznaczenia, ponieważ w chwili jego sprzedaży nie wiadomo jeszcze, jakie konkretnie towary lub usługi wybierze posiadacz ani jaka stawka VAT zostanie zastosowana. Przy bonie MPV samo przyjęcie pieniędzy i wydanie vouchera nie podlega jeszcze opodatkowaniu VAT — podatek rozlicza się dopiero w chwili faktycznej realizacji bonu, czyli wydania towaru lub wykonania usługi.

Przykłady z praktyki: konkretna usługa kontra voucher kwotowy do restauracji

Najłatwiej zrozumieć tę różnicę na dwóch prostych przykładach z codziennej sprzedaży:

• Voucher na konkretną usługę w jednej stawce VAT — jeżeli sprzedajesz imienny bon uprawniający wyłącznie do jednej, ściśle określonej usługi wykonywanej na miejscu w Polsce, objętej jedną znaną stawką podatku, bez możliwości wymiany na inne produkty o odmiennych stawkach, taki dokument jest z reguły traktowany jako bon jednego przeznaczenia (SPV).
• Voucher kwotowy do restauracji — jeżeli gość kupuje bon o określonej wartości do wykorzystania na dowolne pozycje z karty menu, w chwili zakupu nikt nie wie, czy obdarowany zamówi dania obiadowe i napoje bezalkoholowe, czy również napoje objęte inną stawką podatku (np. alkohol). Ponieważ w momencie emisji nie da się ustalić ostatecznej stawki ani kwoty podatku VAT, taki voucher kwotowy zwykle kwalifikuje się jako bon różnego przeznaczenia (MPV).

Paragon lub faktura przy sprzedaży bonu oraz niewykorzystane vouchery

Ze sposobem kwalifikacji bonu wiążą się dwie kolejne kwestie organizacyjne, które zawsze warto omówić ze swoją księgową przed uruchomieniem sprzedaży:

Pierwsza to dokumentowanie samej wpłaty za voucher. W zależności od tego, czy dany bon jest traktowany jako SPV (opodatkowany od razu przy wydaniu), czy jako MPV (opodatkowany dopiero podczas wizyty w lokalu), inaczej wygląda sposób ujęcia transakcji na kasie fiskalnej lub na fakturze w dniu zakupu oraz w dniu realizacji. Przy bonach MPV samo przyjęcie środków bywa dokumentowane niefiskalnie (np. potwierdzeniem lub notą), a paragon fiskalny z właściwymi stawkami towarów pojawia się przy realizacji — jednak dokładną procedurę dla Twojej kasy i programu księgowego zawsze powinna zatwierdzić osoba prowadząca Twoje księgi.

Druga kwestia to niewykorzystany bon po upływie terminu ważności. Zdarza się, że klient kupuje voucher, ale obdarowana osoba nie pojawia się w lokalu przed końcem ważności kodu albo wykorzystuje tylko część kwoty. Sposób rozliczenia zatrzymanych środków (zarówno na gruncie podatku VAT, jak i podatku dochodowego) zależy od rodzaju bonu oraz zapisów w Twoim regulaminie sprzedaży, dlatego zasady postępowania z przeterminowanymi kodami należy ostrożnie ustalić z biurem rachunkowym.

Dlaczego system musi zapisywać datę sprzedaży i datę realizacji każdego vouchera

Kiedy projektowałem sklep z voucherami dla własnej restauracji U Kalmana, widziałem od środka, co sprawia największy kłopot na koniec miesiąca. Jeżeli sprzedajesz bony ręcznie — wysyłając PDF-y mailem i zapisując numery w zeszycie lub arkuszu — po kilkudziesięciu transakcjach tracisz pewność, który kod został tylko opłacony, który częściowo wykorzystany, a który w pełni zrealizowany przy stoliku.

Dlatego w moim systemie każdy voucher ma pełną historię życia, a panel automatycznie rejestruje:

• dokładną datę i godzinę sprzedaży oraz opłacenia zamówienia (wraz z identyfikatorem płatności online),
• aktualny status i saldo vouchera (aktywny, częściowo wykorzystany, zrealizowany, po terminie),
• dokładną datę i godzinę realizacji kodu w lokalu (po zeskanowaniu kodu QR lub wpisaniu go przez obsługę).

Dzięki temu na koniec miesiąca generujesz czytelny raport sprzedaży i realizacji dla księgowej. Niezależnie od tego, czy w Twojej branży stosujesz bony jednego przeznaczenia, czy różnego przeznaczenia, biuro rachunkowe dostaje kompletne zestawienie: co sprzedano w danym miesiącu, co faktycznie zrealizowano w lokalu, a które vouchery pozostają otwarte.

Ile kosztuje wdrożenie systemu voucherów online

Gotowy moduł System voucherów prezentowych kosztuje 2 900 zł jednorazowo, a jego wdrożenie trwa 6 dni roboczych. W cenie otrzymujesz koszyk zakupowy online (BLIK, karta) bez konieczności zakładania konta przez kupującego, automatyczną wysyłkę vouchera PDF z kodem QR, panel realizacji ze sprawdzaniem salda i historii, odzyskiwanie porzuconych zakupów (e-mail / SMS) oraz raport sprzedaży dla księgowości. Opcjonalna opieka po wdrożeniu zaczyna się od 390 zł miesięcznie.

Ważne zastrzeżenie: ten artykuł nie jest poradą podatkową ani księgową. Opisy mają charakter wyłącznie ogólny i informacyjny, a kwalifikację podatkową bonów (SPV / MPV), moment wystawiania paragonu lub faktury oraz rozliczanie niewykorzystanych środków w swojej firmie zawsze ustal ze swoją księgową lub doradcą podatkowym.